Ufficio Stampa
L’Ufficio Stampa è uno strumento di grande importanza sia per il mondo della cultura che per il mondo aziendale. Si tratta, infatti, della struttura preposta alla costruzione ed al mantenimento dei rapporti con i Media, con i giornalisti e con gli addetti stampa di altre organizzazioni, realtà culturali e aziende.
Per poter “arrivare” agli addetti del settore e al pubblico, l’addetto stampa deve saper maneggiare con cura gli strumenti e le tecniche di redazione dei comunicati stampa, di preparazione di cartelle stampa, di organizzazione di conferenze stampa ed eventi mediatici.
Si tratta di operazioni di comunicazione estremamente delicate la cui riuscita dipende dai buoni rapporti personali con i Media; cosa diversa dalla pubblicità per la pubblicazione della quale basta pagare lo spazio in cui si desidera apparire. Ufficio Stampa e Pubblicità sono strumenti di comunicazione complementari.
Non solo. L’Ufficio Stampa ha il compito di contattare e monitorare costantemente tutti i Media per sostenere e verificare la pubblicazione del comunicato stampa inviato. Tenendo conto che le testate giornalistiche, solo in Italia, sono qualche migliaio, si intravede la difficoltà di affidare l’incarico a personale interno già occupato in altri settori.
L’Ufficio Stampa deve dotarsi di un database il più ampio possibile in modo da relazionarsi con una panoramica di testate completa e aggiornata.
È importante, inoltre, guardare sempre alle strategie di informazione adottate dai diretti concorrenti in modo da differenziarsi nella redazione e gestione delle notizie. È fondamentale poi conoscere i cambiamenti nel panorama editoriale e capire quale sia l’immagine che i giornalisti percepiscono della Realtà culturale o della Realtà aziendale in questione.
I compiti quotidiani di un Ufficio Stampa sono molteplici: redazione dei comunicati stampa, delle cartelle stampa, dei dossier, dei materiali informativi, scrittura dei testi per i siti internet, per i supporti audiovisivi e multimediali, per i cataloghi, per le newsletter e per gli house organ; coordinare la struttura dell’Ufficio stesso, organizzare conferenze stampa, incontri con la stampa, seminari, pianificare le interviste, predisporre la rassegna stampa (se fatta in proprio) o controllare la rassegna stampa (se affidata ad esterni); leggere i quotidiani, i periodici, gli articoli nel web; sistemare l’archivio; aggiornare costantemente la preparazione tecnica degli addetti.
L’Ufficio Stampa diviene sostanzialmente il punto di riferimento per la Realtà culturale, istituzionale e aziendale nella gestione dei rapporti con i Media e viceversa diviene per i Media la porta d’accesso principale per relazionarsi con la stessa.
